بررسی نرم افزار مدیریت عملکرد

در این مطلب می خواهیم به صورت کامل به بررسی سیستم مدیریت عملکرد بپردازیم ابتدا با یک مثال شروع می کنیم. اگر شما تبلیغات یک فروشگاه پیتزا را دیده باشید، احتمالا شنیده اید که آنها در مورد استفاده از بهترین مواد اولیه صحبت می کنند. دلیل این کار این است که همه ما میدانیم با استفاده از مواد اولیه با کیفیت بسیار بالا می توان بهترین پیتزا را تهیه کرد. زمانی که صحبت از عملیات سازمانی است، تک تک کارکنان شما نقش مواد اولیه دارند که شما با آنها آشپزی می کنید و عملکرد کسب و کار شما نقش پیتزا را دارد. اگر کارکنان شما دارای عملکرد بالا باشند در نتیجه باعث بهبود عملکرد کسب و کار شما می شود

اما چگونه می توان اطمینان حاصل کرد که عملکرد کارکنان شما به بهترین نحو است؟

عملکرد کلی سازمان شما فقط به عملکرد کارکنان شما بستگی دارد، اما ردیابی عملکرد کارکنان با استفاده از سیستم های کاغذی بسیار دشوار است. به همین دلیل است که بسیاری از مشاغل به نرم افزار مدیریت عملکرد کارکنان روی آورده اند. با این حال ، انتخاب محصول مناسب برای شرکت شما می تواند مشکل باشد. شما باید برای راهنمایی در جستجوی محصول خود، الزامات سیستم مدیریت عملکرد خود را تعیین کنید.

مزایای نرم افزار مدیریت عملکرد

نرم افزارهای مدیریت عملکرد که مناسب باشند، الهام بخشیدن به کارکنان، برای بهبود عملکرد آنها آسان تر می کنند.یک فرایند خوب برای بازخورد عملکرد کارکنان، فراتر از یک بررسی سالانه است. خوشبختانه یک محصول مدیریت عملکرد می تواند در این زمینه به شما کمک کند.
نرم افزار مدیریت عملکرد دو کار ارائه بازخورد مداوم به کارکنان و تشویق کارکنان به بهبود به صورت مستمر را آسان کرده است. این نرم افزار همچنین توانایی ارائه اطلاعاتی در مورد این که کدام کارکنان از کار افتاده اند دارد و همچنین به افزایش مشارکت کارکنان کمک می کند. نرم افزار مدیریت عملکرد باعث آسان شدن شروع گفتگو در مورد محل قطع ارتباط کارکنان می شود.
سیستم مدیریت عملکرد همچنین اطلاعاتی در مورد اینکه کدام کارکنان موثرتر هستند و کدام یک از کارکنان ممکن است برای دستیابی به پتانسیل خود نیاز به کمک داشته باشند به شما ارائه می دهد.

در سیستم مدیریت عملکرد چه چیزی را باید جستجو کرد

یک سیستم مدیریت عملکرد خوب به شما کمک می کند تا کارکنان خود را در جریان عملکرد خود قرار دهید و فرصت هایی برای تشخیص و بازخورد ارائه می دهد. این ویژگی به کارمندان شما این امکان را می دهد که به صورت فعال در پیشرفت سیستم شما مشارکت داشته باشند و حتی خودشان در این زمینه کمک کنند. در نتیجه سیستم مدیریت عملکرد یک سیستم مشارکتی است، که تعامل بین کارکنان و مدیریت را بهبود می بخشد. یکی از اهداف نهایی در سیستم مدیریت عملکرد، تشویق بهبود عملکرد و مشارکت در کل سازمان است. برای کمک به این فرایند ، بهترین سیستم مدیریت عملکرد معمولا جنبه اجتماعی دارد که به شما این امکان را می دهد تا به راحتی دستاورد های خود را با هر کارمند یا با گروهی از کارکنان به اشتراک بگذارید. هنگام جستجو نرم افزار مدیریت عملکرد حتما ویژگی های مانند این را در نظر بگیرید که باعث افزایش تعامل کارکنان می شود. همچنین باید کارکنان شما از فرصت توسعه مهارت در تمام طول سال بهره مند شوند. هنگام انتخاب محصول جدید برای بخش منابع انسانی خود، ایده خوبی برای الزامات نرم افزار مدیریت عملکرد خود داشته باشید، که به جستجوی شما بسیار کمک می کند. برای انجام این کار باید چالش های خاصی را در شیوه تجاری فعلی خود ارزیابی کنید و تعیین کنید که کدام ویژگی نرم افزاری می تواند به شما در مقابله با این موانع کمک کند. در ادامه برخی الزامات کلیدی ما برای هر سیستم مدیریت عملکرد، بیان شده است.

مدیریت هدف

یکی از بزرگترین انتقادات کارکنان از مدیریت این است که آنها نمی دانند که کارفرما از آنها چه انتظاری دارد، این باعث می شود که آنها از دستیابی به اهداف کلی سازمان مطمئن نباشند. یک سیستم مدیریت عملکرد خوب باید بتواند این مشکل را برطرف کند.
شما باید به دنبال سیستمی باشید که امکان تعیین هدف را فراهم کند که استفاده از آن ساده است و همچنین پیشرفت را ردیابی کند. مدیران باید بتوانند برای تک تک کارکنان هدف تعیین کنند تا سازمان بتواند از آنها برای تعیین هدف هر بخش و همچنین تعیین اهداف کلی در بلند مدت و کوتاه مدت استفاده کند.

• پیگیری اهداف
• اهداف قابل اندازه گیری
• اهداف قابل تنظیم و تنظیم
• داشبورد ها
• هشدار های و اعلان ها

سیستم ارزیابی عملکرد

از جمله انواع عملکردهایی که می خواهید برای سنجش عملکرد به دنبال آن باشید، بازخورد ۳۶۰ درجه است یعنی، یک کارمند با بسیاری از افراد دیگر مانند مشتریان، تامین کنندگان و همکاران در ارتباط بوده و کار می کند. هرگونه بازخورد ارائه شده توسط کسانی که آن کارمند با آنها تعامل دارد باید به پرونده آن کارمند اضافه شود تا یک سیستم ارزیابی عملکرد بتواند به درستی عمل کند.
یک سیستم مدیریت عملکرد خوب، جمع آوری و ثبت داده های ارزیابی ۳۶۰ درجه را آسان می کند. تیم منابع انسانی می تواند از سوالات نظرسنجی که از قبل تهیه شده است با انعطاف پذیری برای ایجاد سوالات خود استفاده کنند. تیم HR می تواند به روز رسانی وضعیت را ارسال کند تا همه به روز باشند. یک سیستم مدیریت عملکرد حتی می تواند گزارش های خلاصه ای را پس از ورود داده ها تولید کند. این گزارشات می تواند برای مدیران و کارکنان بسیار مفید باشد.

• ابزار خودارزیابی
• ارزیابی مبتنی بر شایستگی
• ابزار های بازبینی مبتنی بر عملکرد
• ردیابی عملکرد
• فرم های ارزیابی قابل تنظیم
• ورود و خروج از سیستم
• ۳۶۰ درجه بازخورد
• هشدارها و یادآوری های خودکار

مدیریت چرخه عمر کارکنان

بهترین سیستم های مدیریت عملکرد برای هر سازمان، سازگاری ایجاد می کنند و اطمینان می دهند که همه مدیران و کارکنان بدون در نظر گرفتن سطح آنها و همچنین مکان آنها از فرایند یکسانی پیروی می کنند.
شما باید نگاهی دقیق به نحوه مدیریت شرح وظایف کارکنان داشته باشید. همه کارکنان ، صرف نظر از اینکه در سطوح مدیریتی یا زیر مدیریتی هستند ، باید درک کاملی از آنچه از آنها انتظار می رود داشته باشند. بدون شرح شغل مشخص ، سردرگمی در کارکنان ایجاد می شود، بنابراین افراد در مورد وظایف خود کاملا روشن نیستند.
توصیف شغل خوب، فقط لیستی از وظایف نیست باید عناصر اساسی هر موقعیت و شرایط مورد نیاز برای انجام آن کار نیز شامل شود.
با این حال اگر چه مهم است، ولی بهترین سیستم های مدیریت عملکرد در ایجاد توضیحات شغلی به شما بسنده نمی کنند. یک نرم افزار مدیریت عملکرد عالی، ابزار هایی ارائه می دهد که می تواند به شما در هر مرحله از چرخه زندگی کارکنان کمک کند. این مراحل از زمانی که شروع به ارزیابی کارمندان می کنید تا زمانی که کارمند از کسب و کار شما خارج می شوند ادامه دارد.

• سیستم ردیابی متقاضی (ATS)
• مدیریت درخواست کار
• استخدام اجتماعی
• پورتال های شغلی
• مدیریت Onboarding
• مدیریت خارج/خروج

مدیریت جانشینی

به ناچار کارکنان شما زمانی موقعیت خود را در شرکت شما ترک خواهند کرد. این ترک کردن ممکن است به دلایل مختلفی مانند جابجایی، آمادگی برای کار جدید، زمان بازنشستگی و… باشد. سر انجام شما با وظیفه پر کردن این موقعیت ها مواجه خواهید شد. یکی از بهترین راه ها برای آمادگی برای این امر این است که از قبل برنامه ریزی کرده باشید و کارمندانی را که قبلا در اختیار داشتید توسعه دهید. به این ترتیب، کارمندان وقتی که فرصت های ارتقا از خود نشان می دهند، آماده هستند.
ویژگی مدیریت جانشینی به برنامه ریزی قبلی کمک می کند تا بدانید کارکنان مختلف بر اساس اهداف خود، در کسب و کار شما به چه نوع توسعه ای نیاز خواهند داشت. البته هیچ کس به جز کارمندان شما نمی دانند که شرکت شما چگونه بهتر عمل می کند، بنابراین برنامه ریزی برای ارتقا داخلی منطقی است.

• برنامه ریزی جانشینی
• مدیریت استخر های استعدادیابی
• ماتریس استعدادیابی ۹ جعبه ای
• برنامه ریزی توسعه شغلی
• ابزار گزارش جانشینی

مدیریت جبران خسارت

امروزه سازمان ها عملکرد خوب را با جبران خسارت مرتبط می کنند. حتی برخی از بهترین سیستم های مدیریت عملکرد توانایی پاسخگویی به این امر را ندارند، که بسیار تعجب آور است.
هنگامی که نمی توانید جبران خسارت را با عملکرد خوب سیستم خود پیوند دهید، باید سیستم های دستی پیاده سازی شوند ، که کار اضافی برای مدیران میدانی و کارکنان منابع انسانی ایجاد می کند. اشتباهات حقوق و دستمزد احتمالاً رخ می دهد ، در این هنگام کارکنان شما اگر غرامت خود را به موقع دریافت نکنند، بسیار ناراضی خواهند شد.
بنابراین هنگام ارزیابی سیستم های مدیریت عملکرد، به دنبال یک ابزار مدیریت جبران خسارت باشید. این می تواند درجه حقوق و دستمزد کارکنان و رتبه هایی را که در بررسی عملکرد خود دریافت می کنند را در نظر بگیرد و سپس سیستم توصیه های خودکار برای جبران خسارت ارائه می دهد.
مزایای مدیریت جبران خسارت چیست؟ اولین مورد این است که تایید افزایش حقوق بسیار سریعتر اتفاق می افتد، که برای روحیه کارکنان بسیار خوب است. ثانیا، قوام جبران خسارت را در کل سازمان بهبود می بخشد.

• برنامه ریزی جبران خسارت
• پرداخت برای عملکرد
• مدیریت مشوق
• مدیریت حقوق پایه
• بودجه بندی و گزارش دهی

گزارش دهی و تجزیه و تحلیل

بهترین سیستم های مدیریت عملکرد مدیران را ترغیب می کند تا در مورد عملکرد خود بحث های منظمی با کارکنان داشته باشند. مدت کوتاهی پس از وقوع این موارد ، با استفاده از ویژگی های گزارش می توان به نکات کلیدی بحث اشاره کرد. سیستم شما باید دارای این قابلیت ها باشد تا مدیر بتواند ایده ها و پیشنهادات مربوط به عملکرد را ثبت کند. انجام این کار در هر زمان بسیار آسان است و همچنین باید تسهیلاتی وجود داشته باشد که به هرگونه پیوست و یادداشت ها مربوط باشد.
داشتن ویژگی گزارش دهی برای هر یک از پرونده کارمندان، یک ابزار عالی برای بهبود عملکرد کارکنان است. این ویژگی به شما این امکان را می دهد که تصویر دقیق تری از عملکرد کارمند در طول سال ترسیم کنید و همچنین بررسی سالانه را بسیار آسان تر و سریع تر می کند. این امر به ویژه در مورد سیستم هایی که قابلیت های تحلیلی را در اختیار شما قرار می دهند صادق است.
مدیران باید قادر به تجزیه و تحلیل و تجمیع داده ها در مورد اعضای تیم خود باشند. به عنوان مثال ، ممکن است بخواهید تاثیر یک برنامه آموزشی بر عملکرد تیم به طور کلی و همچنین به صورت جداگانه را اندازه گیری کنید. همچنین ممکن است بخواهید روند عملکرد را بررسی کرده و هرگونه ناسازگاری را در سیستم شناسایی کنید. بیشمار گزارش تجزیه و تحلیل دیگر وجود دارد که مفید خواهد بود. بنابراین دریابید که انعطاف پذیری برای ایجاد آنها چیست. اگر متوجه شدید که سیستم فروشنده نرم افزار مورد نظر شما فاقد این زمینه است، باید گزینه های دیگر را بررسی کنید.

• چندین گزینه گزارش دهی
• ابزار گزارش ۹ جعبه
• گزارش مربوط به عملکرد کارکنان
• تجزیه و تحلیل استعدادها
• تجزیه و تحلیل عملکرد
• تجزیه و تحلیل نیروی کار
• داشبورد های جامع

یادگیری و توسعه

همه سازمانها باید توانایی توسعه مهارتها را به کارکنان خود ارائه دهند ، زیرا این امر انگیزه بیشتری برای بهبود عملکرد آنها ایجاد می کند. اگر کارکنان می خواهند پیشرفت کنند ،این راه خوبی برای صعود آنها به سطح بعدی است.
اکثر سیستم های مدیریت عملکرد موجود، کارکنان را قادر می سازد تا اسناد توسعه مهارت های خود و همچنین سایر رسانه های خود را بارگذاری کنند. بهترین سیستم های مدیریت عملکرد دسترسی به کتابخانه های خارجی آموزش آنلاین را فراهم می کنند که می تواند آموزش کارکنان را افزایش دهد.
وقتی کارمندان از این امکانات استفاده می کنند ، نشان می دهند که مشتاق بهبود خود و همچنین مشتاق رشد به عنوان یک کارمند هستند. این به سازمان شما کمک می کند تا کارکنان خود را برای مدت طولانی تری حفظ کند، زیرا مسیر شغلی مشخصی وجود دارد که می توانند از آن پیروی کنند. وظیفه شماست که تمام ابزارهای ممکن برای توسعه کارکنان خود به آنها ارائه دهید بنابراین این یک ابزار ضروری است که باید در بخشی از سیستم مدیریت عملکرد خود داشته باشید.

• مدیریت محتوا
• یادگیری مدیریت
• مدیریت آموزش
• مربیگری
• راهنمایی و بازخورد

بسته شدن

نرم افزار مدیریت عملکرد یک ابزار ارزشمند برای همه مشاغل است. توانایی ارزیابی و افزایش عملکرد کارکنان یک مزیت عمده سیستم مدیریت عملکرد است که به موفقیت کسب و کار شما کمک می کند. به دلیل اهمیت مدیریت و توسعه کارآمد کارکنان ، باید اطمینان حاصل کنید که هر سیستمی که تصمیم گرفتید، پیاده سازی کنید برای سازمان شما مناسب باشد. به منظور ارزیابی کامل همه ی گزینه های خود، باید لیستی از الزامات را تهیه کنید. نقاط درد خود را در نظر بگیرید و مشخص کنید که کدام ویژگی مدیریت عملکرد می تواند آنها را برطرف کند. سپس می توانید از این لیست الزامات برای هدایت جستجوی خود و مقایسه فروشندگان این نرم افزار استفاده کنید تا مطمئن شوید هر محصولی را که انتخاب می کنید همه نیازهای شما را برآورده می کند.