راهکار ارتباط سازمانی (TOCS)

Tahlilgaran Organizational Communication Solution

راهکار ارتباط سازمانی چیست؟

اعتماد گسترده مشتریان و خواسته های رو به رشد آنها گروه مهندسی تحلیلگران را برآن داشت تا با تولید و ارائه محصولی قدرتمند و مطابق با آخرین ایده های مطرح در دنیا، حضور در بازار جهانی را مهیا سازد. عرضه راهکار ارتباط سازمانی تحلیلگران با نام TOCS به عنوان نرم افزار بومی تحول چشمگیری در ارتباطات درون سازمانی ایجاد نموده است.
TOCS از سه سامانه ی پیام رسان، ویدئو کنفرانس و شبکه اجتماعی تشکیل شده است که به صورت یکپارچه و جدا از هم قابل بهره برداری است.
زمانی که از تبادل اطلاعات صحبت می شود، علاوه بر امنیت، سرعت نیز به عنوان یک پارامتر مهم مورد ارزیابی قرار می گیرد. امروزه «ارتباطات سریع» به همان میزان اهمیت دارد که «ارتباطات سالم و صحیح» مهم است. در این میان پیام رسان ها و ویدئوکنفرانس ها توانسته اند خود را به عنوان ابزاری قدرتمند و پرطرفدار برای ارتباطات و انتقال اطلاعات معرفی کنند. در کنار ابزار های عمومی، نسل جدیدی از پیام رسان ها و ویدئوکنفرانس ها معروف به پلتفرم سازمانی در سازمان ها و ادارات ایجاد شده است. با رشد سریع این نوع از پلتفرم ها هر روز به تعداد کاربران آن ها اضافه می شود.

پیام رسان


پیام‌رسان سازمانی را می‌توان بستری برای تعاملات در یک سازمان، اداره و یا یک مجموعه (درون یا برون سازمانی) دانست. تبادل اطلاعات، نظرات، اسناد و … بین کارمندان، کارفرمایان، ارباب رجوع و مدیران یک نیاز اساسی در هر سازمان به حساب می‌آید. در هر دوره‌ای از زمان، این تبادل اطلاعات و انجام وظایف به روش و شیوه خاصی صورت گرفته است. در حال حاضر ایده بهره‌گیری از پیام‌رسان‌های سازمانی به عنوان ساده‌ترین و سریع‌ترین روش ممکن برای این ارتباطات مطرح می شود. سرعت و چابکی در کنار دسترس‌پذیری بالا که توسط یک پیام‌رسان درون سازمانی به وجود می‌آید، می‌تواند به یک سازمان در تصمیم‌گیری‌های سریع‌تر و به‌ موقع یاری رساند.
پیام ‌رسان‌های سازمانی فقط پیام‌ها را بین افراد رد و بدل نمی‌کنند. آن‌ها می‌توانند به ابزارها و نرم‌افزارهای دیگر سازمان وصل شوند و نوتیفیکیشن‌ها و اتفاقات آن‌ها را به صورت پیام به افراد منتقل کنند یا حتی از کارمندان سازمان دستوراتی دریافت کرده، بر اساس آن‌ها در نرم‌افزارهای دیگر تغییراتی اعمال کنند.

پیام ‌رسان‌سازمانی دسترسی‌های مدیریتی و تحلیلی پیشرفته‌ای دارد. به مدیران اجازه می‌دهد تا دسترسی کارمندان به قابلیت‌های مختلف را کنترل کنند و داشبوردهایی در اختیار مدیران قرار می‌دهد که وضعیت عملکرد سازمان را نمایان می‌سازد.
با همه‌ی این تفاسیر می‌توان ادعا کرد که پیام‌رسان‌ سازمانی از یک طرف کندی و پیچیدگی سیستم‌های سنتی اتوماسیون اداری و ایمیل سازمانی را حل کرده‌ و از طرف دیگر بهینه نبودن سیستم‌های جدید پیام‌رسان اجتماعی مانند تلگرام و واتس‌اپ را برای ارتباطات حرفه‌ای از بین برده‌ است. البته شاید کلمه‌ی «سازمانی» این حس را به شما منتقل کند که ما در مورد نیاز سازمان‌های بزرگ چندصد یا چند هزار نفره صحبت می‌کنیم. اما این پیام‌رسان‌ها می‌توانند به خوبی نیازهای تیم‌های کوچک و متوسط را نیز حل کنند؛ تا جایی که مشتریان اصلی برخی از پیام‌رسان‌های سازمانی، این دسته از کسب و کارها هستند؛ چرا که موضوع چابکی در ارتباطات، معمولا در کسب و کارهای کوچک و متوسط اهمیت بالاتری دارد.

قابلیت های پیام رسان

  • امکان ارسال و دریافت پیام متنی
  • امکان ارسال و دریافت تصویر و ویدئو
  • امکان پخش و نمایش پیام و فایل صوتی و تصویری
  • امکان بازفرست، پاسخ و کپی هر پیام
  • امکان سنجاق کردن (پین) هر پیام
  • امکان ارسال ایموجی
  • امکان جستجو اعضا پلتفرم
  • امکان مشاهده وضعیت کاربران
  • امکان برچسب گذاری روی پیام ها
  • امکان استفاده از سطوح دسترسی پیشرفته
  • امکان ارسال و دریافت پیام متنی
  • امکان ارسال و دریافت تصویر و ویدئو
  • امکان پخش و نمایش پیام و فایل صوتی و تصویری
  • امکان بازفرست، پاسخ و کپی هر پیام
  • امکان سنجاق کردن (پین) هر پیام
  • امکان ارسال ایموجی
  • امکان جستجو اعضا پلتفرم
  • امکان مشاهده وضعیت کاربران
  • امکان برچسب گذاری روی پیام ها
  • امکان استفاده از سطوح دسترسی پیشرفته

و بسیاری از امکانات دیگر ...

پیام رسان سازمانی امکاناتی چون پایش عملکرد، نظارت، امنیت، سطح دسترسی، یکپارچگی، هویت سازمانی، سفارشی سازی، به روز رسانی ماهانه را به سازمان ارائه می دهد که مفصلا در بخش‌های دیگر توضیح داده شده است.

ربات

Chabot یا چت بات یک نرم‌افزار هوشمند است که می‌تواند از طریق برنامه‌های پیام‌رسان، وب‌سایت‌ها، اپلیکیشن‌های موبایلی و یا تلفن، مکالمه (چت) با یک کاربر را به زبان طبیعی شبیه‌سازی کند. چت بات‌ها اغلب به عنوان یکی از پیشرفته‌ترین و کارآمدترین ابزار، جهت تعامل بین انسان و ماشین محسوب می‌شوند. درواقع چت بات ها که از پردازش زبان طبیعی (NLP) استفاده می‌کنند، نمایانگر تکامل سیستم پاسخگویی به سوالات هستند. بنابراین؛ Chabot را می‌توان به عنوان یک برنامه رایانه‌ای مبتنی بر هوش مصنوعی تعریف کرد که مکالمات انسانی را شبیه‌سازی می‌کند. این نرم‌افزار هوش مصنوعی، درخواست‌های کاربر را تفسیر و پردازش کرده و سریعاً به آن‌ها پاسخ می‌دهد.

قابلیت های ربات

  • حل مشکلاتی که از پیش موجود بوده و مشتریان و سازمان ها با آن به نحوی دست به گریبان بوده اند، و ارائه راه حل هوشمندانه برای این مشکلات
  • امکان استفاده از تصاویر متنی به صورت همزمان
  • امکان ارتباط با سامانه های درون سازمانی از طریق API
  • امکان سفارشی سازی و بومی سازی توسط شرکت
  • امکان طراحی پلن اصلی ربات توسط ادمین
  • امکان تنظیم پاسخ های هوشمند و هدف دار به سوالات کاربران
  • استفاده آسان و طراحی کاربرپسند
  • امکان طراحی سلسه مراتبی مانند دستگاه های سانترال

و بسیاری از امکانات دیگر ...

ویدئو کنفرانس


ویدئو کنفرانس به مفهوم برقراری ارتباط زنده صوتی و تصویری بین نقاط مختلف جغرافیایی دور و نزدیک می‌باشد. به عبارت دیگر ویدئو کنفرانس فناوری است که افراد در مکانهای مختلف با فواصل مختلف را قادر می‌سازد تا صوت و تصویر همدیگر را به صورت زنده دریافت کرده و همانند جلسات حضوری با یکدیگر ارتباط داشته و تبادل‌نظر نمایند. ویدئو کنفرانس می‌تواند با امکانات افزوده دیگری همانند تبادل اسناد و مدارک، اشتراک در تهیه مدارک، ارسال عکسها و … نیز همراه باشد. نرم‌افزار ویدئو کنفرانس پلتفرمی است که افراد به صورت تکی یا گروهی می‌توانند در آن با یکدیگر به صورت تصویری در تماس باشند.
نرم‌افزار ویدئو کنفرانس به نرم‌افزار تماس تصویری شباهت زیادی دارد، اما تفاوت‌های عمده‌ای با این دسته از نرم‌افزارها دارند.
حضور در جلسات ویدئو کنفرانس محدود به دستگاه خاصی نمی‌شود و می‌توانید تا از طریق تلفن همراه، تبلت و کامپیوترهای رومیزی در جلسات ویدئو کنفرانس حضور پیدا کنید.

قابلیت های ویدئو کنفرانس

  • تحت وب با قابلیت اشتراک گذاری روی تمام سیستم عامل‌ها بدون نیاز به نصب نرم افزارهای جانبی
  • اشتراک انواع محتوای الکترونیک: پیام، تصویر، ویدئو و ... به صورت خصوصی یا گروهی
  • کاهش نویز و پژواک
  • مدیریت جلسات
  • کاهش نویز و پژواک
  • قابل اجرا بر روی هر دستگاه
  • حفظ کیفیت صوت و تصویر
  • تخته وایت‌برد تعاملی
  • استفاده نامحدود کاربر به صورت هم زمان
  • اشتراک صفحه نمایش یک کاربر برای دیگران
  • نمایش در لحظه پهنای‌باند مصرفی هر کاربر
  • تطبیق پذیری مدیریت کیفیت تصویر بر اساس سرعت شبکه و تجهیزات موجود سخت افزاری
  • ضبط صوتی و تصویری جلسات
  • ساختار منعطف و تطبیق پذیری
  • هماهنگ سازی صدا و تصویر
  • حذف هزینه های اضافی حق اشتراک ماهانه و سالانه
  • اتاق های مجازی مجزا همراه با دسترسی کنفرانس بدون زمان‌بندی
  • ایجاد اتاقهای مجازی و دسترسی کاربران به صورت نامحدود
  • اینترنت نیم‌بها: برگزاری جلسات برون سازمانی
  • استفاده از الگوریتم پشتیبانی پروتکل رمزگذاری
  • بدون نیاز به استفاده از نرم افزار های جانبی (App)
  • بدون اینترنت: جلسات درون سازمانی خود را کاملا رایگان برگزار کنید.
  • قابل اجرا بر روی هر سیستم عامل

و بسیاری از امکانات دیگر ...

ویدئو کنفرانس سازمانی امکاناتی چون پایش عملکرد، نظارت، امنیت، سطح دسترسی، یکپارچگی، هویت سازمانی، سفارشی سازی، به روز رسانی ماهانه را به سازمان ارائه می دهد که مفصلا در بخش‌های دیگر توضیح داده شده است.